Pravila za formiranje konta

Da bi se uopste moglo raditi sa referatom glavna knjiga mora se prethodno formirati Kontni okvir. Odmah po startu ovog programa automatski se u kontni okvir upisuje jedan broj konta koja nose AOP oznaku "AK". Na ova konta ostali referati (Kalkulacija, Faktura, Nivelacija, Interni racun i drugi)vrse automatsko kontiranje i knjizenje svojih dokumenata, pa stoga ova konta ne mozete obrisati ili promeniti, vec ih treba prihvatiti takva kakva jesu, a ona su preuzeta iz vazeceg kontnog plana, pa ne bi trebalo da bude zabune. Sva ostala konta koja su potrebna za rad, formira sam korisnik programa a prema sledecim pravilima:

1.1. U ovom programu (Referat glavna knjiga)kao i u ostalim referatima poslovanja firme, usvojen je jedinstven sistem davanja sifri (brojeva) kontima sa kojima

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
1	3	0	0	-	0	3	-	2	7	0	-	A	-	T

Prva cetiri znaka predstavljaju sifru-broj za sinteticki konto. Sinteticki konto mora odgovarati propisima, odnosno zakonom propisanim sintetickim kontima.

sva mesta posle cetvrtog, ustanove upisuju prema svojim potrebama. Ovi znaci, od petog do petnaestog, mogu biti brojevi i slova. Samo prva cetiri znaka obavezno moraju biti brojevi.

Posle sintetickog konta sledi crtica koja razdvaja sinteticki deo konta od analitickog dela konta.

Na pozicijama 6 i 7 upisuje se sifra objekta firme za koji se knjizenje vrsi (sifra magacina, radne jedinice, prodajnog ili drugog objekta). Ova sifra ima dva znaka i moze biti od 00, 01, 02... 99. Na ovaj nacin formira se analitika po objektima. Ako firma nema objekata sifra je 00.

Posle sifre objekta sledi crtica koja razdvaja analiticki deo konta od subanalitickog dela konta.

Na ove pozicije upisuje se stopa poreza da bi se formirala subanalitika po poreskim stopama (poreskim racunima) i to samo kod konta na koja se knjize promene u vezi robe i proizvoda. Stopa se obavezno upisuje sa tri cifre i to na sledeci nacin: stopa = 20%, upis = 20; stopa = 10% upis = 10; stopa = 8%, upis = 08 i td.

Na poziciji 13 obavezno se upisuje tarifa (sifra tarife) ako roba cija stopa poreza je upisana ima sifru tarife. Bez stope poreza tarifa nema smisla. Na poziciji 14 i 15 upisujete sta zelite.

Dakle, pun konto, kako ce ga formirati programi koji automatski kontiraju i knjize svoja dokumenta u FKn, moze izgledati kako je dato u primeru:

ali nikako ne moze biti samo 1300, jer se odnosi na zalihe robe, odnosno na objekat u kome se zaduzuju i razduzuju te zalihe, pa mora imati analitiku

Konta kupaca i dobavljaca na pozicijama 6,7,8,9 nose cetvorocifrenu sifru kupca i dobavljaca:

Konto ziro racuna firme, nema potrebe za bilo kakvom analitikom i sastoji se samo iz cetiri cifre sintetike na poziciji 1,2,3,4.

Ostala konta formira korisnik po svojoj zelji, a sifrirajuci u skladu sa iznetim pravilima. Sinteticka konta se otvaraju i FIKSIRAJU kontnim planom, ona samo imaju svoje nazive. Ostala analiticka konta, dobijena iznetim postupkom sifriranja, otvaraju se prema nastaloj potrebi u toku knjizenja, a dopisivanjem oznaka za analitiku na izabrani sinteticki konto. Ova konta (analiticka konta - prosirena sinteticka konta) nemaju potrebe za nekim svojim nazivima, jer se lako citaju i njihov naziv je jasan:

Kada se formira potpun kontni plan, iz ove operacije vrsi se kontiranje dokumenata za knjizenje na nalog knjizenja glavne knjige a samim tim i knjizenje, odnosno upis finansijskih iznosa sa tih dokumenata u konto kartice i u dnevnik knjizenja. Dakle, dovoljno je sa dokumenata koji se knjize (izvod, racun, kalkulacija i sl.) prepisati podatke u nalog knjizenja, odnosno formirati stavke knjizenja na nalogu knjizenja i pridruziti im odgovarajuca konta, pa da tim postupkom automatski budu te stavke upisane svaka na svoju konto karticu i u dnevnik knjizenja.

U programu postoji formiran SPISAK NALOGA KNJIZENJA u koji korisnik moze dodati novi broj naloga knjizenja, zatim moze otvoriti taj broj naloga i u njega upisati stavke knjizenja (kontirati nalog). Sa time je ceo posao zavrsen. U bilo koji nalog na spisku naloga moze se uvek uci radi vrsenja promena i dopuna. Sve promene i dopune naloga automatski se prenose i na konto kartice i u dnevnik knjizenja. Svaki nalog sa spiska moze se i trajno obrisati, cime se stavke tog naloga. knjizenja trajno brisu i sa konto kartica i iz dnevnika knjizenja. Dakle, u programu nema mogucnosti direktnog knjizenja (upisa podataka) u konto karticu. Svi podaci se upisuju u nalog knjizenja. Izmena podataka se vrsi iskljucivo u onom nalogu knjizenja u koji su prvobitno upisani, a normalno, moze se vrsiti i drugim brojem i datumom naloga knjizenja, odnosno novim nalogom knjizenja (sto je knjigovodstveno jedino i ispravno).

Svaki nalog knjizenja na spisku naloga ima svoj broj i svoj datum naloga. Na jedan isti broj naloga knjizenja mogu se knjiziti stavke (dokumenti) koji imaju razlicite datume dokumenata. U tom slucaju datum naloga se automatski postavlja na najveci datum koji postoji u tim stavkama knjizenja. Za jedan datum moze se formirati vise brojeva naloga knjizenja, ako je to potrebno.

PRIMER: Izvode: 31 (01.05.1999), 32 (02.05.1999) i 33 (03.05.1999) mozete knjiziti na nalog 1045 a na datum 10.05.1999 koji ste upisali kao datum naloga. U ovom slucaju upisani datum naloga je najveci i on ostaje. Da je kao datum naloga upisan datum 01.05.1999, posle upisa navedenih izvoda u nalog, datum naloga bi se promenio u 03.05.1999, jer je sada to najveci datum.

Kod automatskog knjizenja dokumenata iz ostalih referata u referat FKn postuje se pravilo: da jedan dokument ide samo na jedan nalog, gde je broj naloga jednak broju dokumenta, a datum naloga jednak datumu dokumenta. Kasnije eventualno brisanje dokumenta iz knjigovodstva, zahtevace takodje i brisanje njegovog naloga knjizenja, pri cemu u ovom sistemu rada nece doci do brisanja ostalih stavki naloga koje nisu vezane za dokument koji se brise.

PRIMER: ako je nivelacija broj N01-0023 od 01.05.1999 proknjizena na nalog broj N01-0023 sa datumom 01.05.1999, dovoljno je obrisati samo taj nalog i sve je u redu. Ali ako je ova nivelacija proknjizena na nalog broj 0123 sa datumom 07.05.1999, a na isti broj naloga knjizeni su i drugi dokumenti za period od 01.05.1999 do 07.05.1999, brisanjem ovog naloga unistavate sva ta knjizenja. Stoga ovde ne mozete brisati nalog, vec morate na nalogu brisati samo stavke koje se odnose na navedenu nivelaciju, a to je vec pozamasan posao. Najispravnije bi bilo drugim nalogom knjizenja stornirati sva knjizenja navedene nivelacije (sto program normalno dozvoljava), ali to "ostavlja tragove" sto mozda nije pozeljno nasem dragom korisniku.

Zakonom o knjigovodstvu i pratecim propisima precizno je propisan nacin vodjenja referata finansijsko knjigovodstvo. Tamo je receno sve o nacinu ispravki gresaka, dopunama ili izmenama u vec ucinjenim knjizenjima. Ovde napominjemo da sve te zakonske procedure (storno, crveni storno i sl.) program u potpunosti podrzava. Pored toga, OVA VERZIJA PROGRAMA, dozvoljava i brisanje: stavke sa naloga knjizenja, celog naloga knjizenja, cele konto kartice, kompletnog dnevnika knjizenja (svih knjizenja), kao i direktne izmene stavke na nalogu knjizenja (bez ispravke greske storniranjem), a naglasili smo da se sve izmene u nalogu automatski prenose i u dnevnik i u konto kartice. Sva brisanja mogu se izvesti samo uz odgovarajucu sifru, odnosno ovlascenje rukovaoca programom. Sifru-ovlascenje postavlja sam korisnik (vlasnik) programa i moze je menjati kad to pozeli. Bez šifre za brisanje (bez dozvole) ne može se iz glavne knjige obrisati ni jedna stavka knjiženja. Sva pogrešna knjiženja mogu se samo stornirati. Program Glavna Knjiga, na zahtev korisnika isporučuje se i u verziji gde je bilo kakvo brisanje zabranjeno. bez obzira na šifru

Kada se u spisku naloga knjizenja pritisne <Tab> na jedan od naloga, ulazi se u spisak stavki knjizenja tog naloga. U ovom spisku stavki, svaka stavka se moze pregledati sa <Enter> kada stojite na broju ST (stavke), a u nju se mogu upisati podaci kada pritisnete <Tab>. Sa <Tab> se otvara PUNA STAVKA u koju se mogu upisati podaci o kupcu, dobavljacu, objektu firme i tarifi i stopi poreza, a radi formiranja odgovarajucih analitickih konta kupaca, dobavljaca, objekata i stopa poreza.

pritisnete taster <Enter>. Na ovaj nacin mozete upisati SAMO OVE PODATKE, i to samo ako ste kao prvo upisali <Analiticki konto>. (Na ovaj nacin ne mozete menjati podatke u stavci u koju je iz MOD izvrsen upis podataka o kupcu/dobavljacu, objektu, tarifi ili stopi).

Ovaj nacin knjizenja koristi se najcesce od strane korisnika koji nemaju potrebe za analitickim kontima kupaca, dobavljaca, objekata i poreza (kod razlicitih ustanova, skola, bolnica, i ostalih), a jos se moze koristiti i za brzo knjizenje IZVODA kod ostalih korisnika.

potvrdi se upisani broj sa ENTER, zatim se upisuje naziv konta na primer: TEST KONTO

potvrdi se upisani naziv sa ENTER i konto se smesti u Registar konta na svoje mesto po broju konta:

2. kasnije na SPISKU KONTA ona konta koja su crvena signaliziraju da na njima ima knjiženja pa se može pregledati konto kartica ili RAČUN ali treba voditi računa da se zada ispravan PERIOD jer svi pregledi se vrše za PERIOD. Ako PERIOD nije ispravan nećete dobiti prikaz stavki knjiženja na kontu odnosno u RAČUNU. Komandno dugme UREDI služi da izvrši kontrolu i uređenje stavki knjiženja na konto karticama odnosno na RAČUNU.

3. Šifranik konta služi da se iz njega a iz programa za Glavnu Knjigu brzo pronađe po nazivu ili po broju i izabere željeni konto. Iz šifarnika se može pregledati stanje konto kartice željenog konta.

4. REGISTAR KONTA služi da se u njemu formira i održava KONTNI OKVIR odnosno KONTA. SPISAK KONTA služi za brzo traženje i pregled konta ali iz njega nije dozvoljena izmena konta i ŠIFARNIK KONTA služi za brzo traženje i pregled konta i preuzimanje konta u nalog knjiženja.

5. SPISAK NALOGA KNJIŽENJA sadrži popis svih pojedinačnih naloga knjiženja glavne knjige uređenih po broju naloga ili po datumu naloga. Na ovom popisu prikazuje se broj i datum naloga zbir dugovne i zbir potražne strane naloga i oznaka s = CRVENO ako nalog nije zatvoren. Ne prikazuju se stavke na nalogu knjiženja.

6. Iz SPISKA NALOGA KNJIŽENJA u pojedinačni nalog knjiženja ulazi se komandnim dugmetom OBRADA NALOGA čime se otvara OBRAZAC NALOGA KNJIŽENJA u koji treba upisati sve stavke naloga knjiženja po datumu, kontu, vrsti dokumenta, broju dokumenta, duguje i potražuje. Stavke se na nalog dodaju dugmetom DODAJ STAVKU a upis u stavku se vrši na dva načina: LINIJSKI (BRZA STAVKA KNJIŽENJA) i U KARTICU (PUNA STAVKA KNJIŽENJA).

LINIJSKI UPIS u stavku naloga knjiženja vrši se tako što se izabere stavka, pa se izabere polje u stavci (DATUM, KONTO, VD, DOKUMENT, DUGUJE, POTRAŽUJE) pa se pritisne taster ENTER da se uđe u mod za upis u polje, izvrši se upis i potvrdi se sa tasterom ENTER da se izađe iz moda za upis u polje.

UPIS U KARTICU u stavku naloga knjiženja vrši se tako što se klikne na komandno dugme UPIS U STAVKU pa se otvori KARTICA STAVKE odnosno ista polja stavke prikazana u formi kartice za upis podataka. Ovde ima na raspolaganju više polja za upis podataka nego kod linijskog upisa. To su polja za ŠIFRU I NAZIV POSLOVNOG PARTNERA, polja za VEZU SA DOKUMENTOM KOJI SE KNJIŽI i za DATUM VALUTE (rok plaćanja). Iz tog razloga se ovaj način upisa stavke na nalog knjiženja koristi tamo gde su ovi podaci potrebni. Tamo gde ovi podaci nisu potrebni, koristi se brži i jednostavniji LINIJSKI način upisa stavke.

8. Kada se na nalog knjiženja doda nova stavka knjiženja ona automatski dobije DATUM knjiženja a KONTO je prazan. Prvo se upisuje KONTO direktnim upisom broja konta ili izborom konta iz šifarnika konta. Šifarnik konta će se aktivirati tasterom F9

Šifarnik konta će se aktivirati tasterom F9 ili upisom jedne, dve ili tri početne cifre konta, u kom slučaju će se u šifarniku pronaći konto koji počinje upisanim ciframa a sva ostala konta sa tim brojem nalaze se u listi ispod ovog konta:

Tasterom ENTER ili komandnim dugmetom - zelenom strelicom na levo - preuzima se konto iz šifarnika u nalog knjiženja

9. Usvojeni i preuzeti konto iz šifarnika konta upisuje se u nalog knjiženja a nalog knjiženja nalazi se na spisku naloga knjiženja

10. Ako se umesto komandnog dugmeta F9 startuje komandno dugme F4 KUPAC ili F5 DOBAVLJAČ otvaraju se šifarnici KUPACA ili DOBAVLJAČA za pronalaženje željenog poslovnog partnera i preuzimanje njegovih podataka u stavku knjiženja naloga knjiženja. U šifarniku se poslovni partner traži po nazivu ili po šifri, a ne po kontu. Na REGK Registar kartici svakog poslovnog partnera koja se otvara i vodi u REGISTRU KUPACA i u REGISTRU DOBAVLJAČA mora postojati upisan KONTO na kome se vodi taj poslovni partner. na primer za KUPCA konto je 2020 a za DOBAVLJAČA 4330 ili slično. Preuzmanjem podataka o poslovnom partneru u stavku naloga knjiženja - preuzima se sa REG kartice partnera i konto i upisuje se u stavku knjiženja u polje KONTO i to tako da se na taj konto doda ŠIFRA KUPCA odnosno ŠIFRA DOBAVLJAČA.

Program neće dozvoliti da Polje KONTO bude prazno. Ako korisnik ništa ne upiše u to polje program će automatski upisati konto 2410