Glavni meni programa Glavna Knjiga
Slika 1
glavni meni sadrži operacije vezane za podešavanje programa i održavanje baze podataka programa koje se nalaze u horizontalnom meniju ( MenuBar ):
ADS
Opcije
Firma
Podaci
Help
Kraj
i sadrži operacije vezane za poslovnu logiku u radu sa programom glavna knjiga:
KONTIRANJE I KNJIŽENJE
KONTO KARTICE (KONTNI PLAN)
PREGLEDI SINTETIKE
ZAKLJUČNI LIST I BRUTO BILANS
PREGLEDI I ŠTAMPE DOKUMENATA
ZAVRŠNI RAČUN I ZAKLJUČIVANJE
KNJIGOVODSTVO U STRANOJ VALUTI
GODINA - PROMENA POSLOVNE GODINE
BarGraf - prikaz troškova i prihoda
Program Glavna Knjiga je osnovni program knjigovodstvenog paketa CSYSTEMS, veliki je i sa velikim brojem operacija, dokumenata i izveštaja.
Ovaj program može da radi kao samostalna aplikacija - kao samostalna glavna knjiga nevezana ni za jedan drugi program, u koju se na standardan način preko tastature upisuju nalozi knjiženja kontirani na licu mesta u toku upisa od strane knjigovođe. Kontni plan i način kontiranja formira i sprovodi knjigovođa koji radi sa programom. Konta mogu biti sa maksimalno 15 znakova što je više nego dovoljno za bilo kakav pa i budžetski kontni plan. Kod ručnog rada sa glavnom knjigom konta mogu biti onakva kakva ih formira i u kontni plan upiše knjigovođa. Jedini zahtev programa je taj da prva četiri znaka konta moraju biti cifre (brojevi) na primer 7200 ili 4700 ili 1320, a posle toga mogu se upisivati i brojevi i slova i crtice i tačke i kose crte.
U ovom slučaju knjigovođa formira nalog knjiženja i u njega može da upiše da proknjiži više različitih dokumenata i više dokumenata sa različitim datumima dokumenata.
Ovaj program može da radi i u sprezi sa ostalim programima iz knjigovodstvenog paketa CSYSTEMS na sledeći način:
Svi ostali knjigovodstveni i poslovni programi-referati ako rade u okruženju sa glavnom knjigom imaju operacije za slanje svojih dokumenata i podataka u glavnu knjigu i automatsko kontiranje i knjiženje tih dokumenata u glavnu knjigu. Neki od ovih programa imaju operacije za sravnjivanje knjiženih podataka u glavnu knjigu sa podacima iz tih programa: trgovačka knjiga - sada KEP knjiga, knjiga prihoda i rashoda, robno knjigovodstvo, PDV evidencija.
Ako glavna Knjiga radi u ovom modu rada, tada ona mora da ima AK konta (AUTOMATSKA KONTA) na koja se vrši automatsko kontiranje i knjiženje dokumenata iz ostalih knjigovodstvenih programa-referata. AK konta imaju svoja pravila pisanja (notacije) koja zahtevaju sledeće:
- svaki konto se sastoji od sintetičkog konta koji ima 4 cifre, primer: 1320
- posle sintetičkog konta sledi crtica pa se upisuje analitika po objektima - po mestu troška - odnosno upisuje se šifra objekta, primer: 1320-22 gde je 22 šifra objekta koja može biti od 01 do 99
- posle šifre objekta sledi crtica pa se upisuje pdv stopa, primer: 1320-22-20 gde je 20 pdv stopa 20 %
- posle pdv stope sledi crtica pa se upisuje bilo šta što formira neku subanalitiku važnu za korisnika, primer: 1320-22-20-CA11 gde je CA11 neka subanalitika
- konta kupaca i dobavljača umesto šifre objekta imaju šifru kupca ili dobavljača, primer: 4350-1234, 2020-5678 gde je 1234 šifra dobavljača a 5678 šifra kupca
- na sintetički konto se ne knjiži. On služi za sakupljanje sintetike na njemu. Primer: na konto 1320 se ne knjiži. Kada se traži konto kartica za 1320 na njoj će se naći sva knjiženja učinjena na konta: 1320-22-20, 1320-22-10, 1320-11, 1320-12... ili pak na kontu 4350 naći će se sva konta i knjiženja učinjena na sve dobavljače čiji konto počinje sa 4350.
U ovom slučaju nalog knjiženja se formira automatski tako da se uvek samo jedan dokument knjiži na jedan nalog knjiženja - odnosno jedan nalog knjiženja sadrži knjižen samo jedan dokument. Nalog knjiženja tada nosi broj naloga koji je identičan kao i broj dokumenta knjiženja i nosi datum naloga koji je identičan sa datumom dokumenta knjiženja.
Ovaj sistem rada olakšava i omogućava automatsku kontrolu i ispravku greški u knjiženjima, sravnjivanjem stanja dokumenata u programima referatima koji produkuju i knjiže dokumenta, sa stanjem u glavnoj knjizi. Greške mogu biti česte i mnogobrojne, naročito u agencijama za knjigovodstvo gde je posao veliki, mora brzo da se obavlja a zamor i gubljenje pažnje tada čine svoje. Najčešće greške su: knjiženje istog dokumenta dva ili tri puta kao i ispravka podataka u kalkulaciji ili fakturi, koja je odavno proknjižena u glavnu knjigu, a bez ispravke podataka u glavnoj knjizi, i druge slične greške. Ove greške se automatski detektuju i otkrivaju uz izdavanja liste greški i brojeva naloga knjiženja i brojeva dokumenata kod kojih je došlo do neslaganja - do greške. Inače bi to bio mukotrpan i zamoran posao kada bi trebao da se radi "peške".
Napomena u vezi automatske kontrole ispravnosti knjiženja:
Izvod iz stručne strane i naše literature:
Savremeni poslovni svet se ne može zamislite bez upotrebe informacionih tehnologija u svim aspektima delovanja. Korišćenje informacionih tehnologija u proizvodnim i vanproizvodnim aktivnostima privrednih društava u značajnoj meri olakšava i ubrzava proces rada i kontrole. Zbog svoje kompleksnosti informacione tehnologije predstavljaju izuzetno ranjivo područje, te pružaju prostor za nastanak slučajnih i namernih grešaka koje se mogu značajno materijalno odraziti na poslovno odlučivanje od strane
menadžmenta preduzeća. Implementacijom internih kontrola u značajnoj meri se snižava stepen nastanka grešaka koje mogu doprineti donošenju pogrešnih poslovnih odluka. Kako bi dodatno zaštitio poslovni sistem, menadžment preduzeća implementira sistem interne revizije kako bi temeljno periodično ispitao kvalitet rada sistema internih kontrola. Budući da interna revizija prema svom karakteru samo periodično vrši proveru kvaliteta rada sistema internih kontrola informacionih tehnologija i o tome izveštava svog
menadžera, nastaje problem nepravovremenosti u procesu informisanja upravljačkih struktura privrednog subjekta. Kako bi se eliminisao ovaj problem, vrši se implementacija posebnog pristupa u internu reviziju, koji se naziva kontinuirana revizija poslovnog softvera.