Kod knjiženja na nalog knjiženja mogu se javiti sledeći problemi:
slika 1
DEBLOKADA - BLOKIRANOG NALOGA ZA RAD
kada se pri pokušaju da se uđe u neki nalog, u ovom primeru u nalog broj F22-0103 dobije poruka:
to znači sledeće:
1. Glavna knjiga je predviđena za rad preko mreže gde više konkurentnih korisnika istovremeno pristupaju podacima glavne knjige. Ali nije dozvoljeno da dva korisnika istovremeno knjiže na isti nalog knjiženja. Zbog toga kada jedan korisnik knjiži na nalog na primer: broj F22-0103 program taj broj naloga blokira za pristup drugim korisnicima. Oni mogu ući i knjižiti samo naloge koji nisu blokirani. Kad korisnik završi nalog broj F22-0103 i zatvori ga, program deblokira taj nalog i posle toga drugi korisnik može ući u njega. Međutim, ako dođe do nestanka struje i gašenja računara odnosno do bilo kakvog nasilnog prekida rada računara, u momentu dok je nalog F22-0103 u fazi knjiženja i blokiran je, taj nalog ostaje blokiran i posle ponovnog uključenja računara, tako da mu više ni jedan korisnik ne može pristupiti. Problem se rešava tako što se na spisku naloga selektuje blokirani nalog F22-0103 i klikne se na komandno dugme: Deblokada naloga, čime će se nalog deblokirati.
i dobiće se poruka:
DEBLOKADA - ZAKLJUČANOG NALOGA ZA BRISANJE
kada se pri pokušaju brisanja dobije poruka:
a kada se posle klika na: Prekid rada dobije poruka:
to znači sledeće:
2. Brisanje naloga knjiženja glavne knjige ili konto kartice ili dnevnika knjiženja, su opasne operacije koje traže maksimalnu zaštitu baze podataka. Brisanje podataka iz glavne knjige ne sme se vršiti kada drugi korisnici u mreži rade sa glavnom knjigom. Program za glavnu knjigu ima zaštitu od havarije koja može da nastane brisanjem koja se sastoji u sledećem:
* Kad god neko od korisnika uđe u neki od naloga glavne knjige (u stavke tog naloga radi pregleda ili izmene) broj tog naloga se upiše u listu aktivnih naloga a kada korisnik izađe iz stavki tog naloga broj tog naloga se obriše iz liste aktivnih naloga, pa kada niko od korisnika ništa više ne knjiži lista aktivnih naloga je prazna.
* Ako u listi aktivnih naloga postoji upisan bar jedan broj naloga, program ne dozvoljava nikakvo brisanje podataka iz glavne knjige, odnosno ne može se obrisati ni jedna stavka bilo kog naloga i ne može se obrisati ni jedan nalog, jer program zna da neko radi sa glavnom knjigom - a kada je glavna knjiga u radu brisanje podataka je zabranjeno.
* Ali dešava se da korisnik vrši knjiženje u nalog i broj tog naloga je upisan u listu aktivnih naloga pa dođe do nasilnog prekida programa, pri čemu broj naloga ostane upisan u listu i više se odatle ne može ukloniti, pa program na dalje neće dozvoljavati nikome nikakvo brisanje u glavnoj knjizi.
Problem se rešava tako što se na spisku naloga selektuje blokirani nalog F22-0103 i klikne se na komandno dugme: Otključaj brisanje, čime će se nalog deblokirati.
i dobiće se sledeća poruka:
ŠTA JOŠ TREBA ZNATI DA BI ŠTO MANJE BILO PROBLEMA
OBRIŠI IZ NALOGA SAMO STAVKE SA ISTOM VRSTOM DOKUMENTA
3. Ako je kod izrade kalkulacije cene broj K22-0011 došlo do automatske nivelacije i formiranja zapisnika o toj nivelaciji, taj zapisnik ima isti broj K22-0011. Automatsko kontiranje i knjiženje kalkulacije K22-0011 i nivelacije K22-0011 spojiće stavke knjiženja oba ova dokumenta na jednom nalogu knjiženja broj K22-0011 i na tom nalogu stavke knjiženja kalkulacije imaće oznaku za vrstu dokumenta KC a stavke knjiženja nivelacije imaće oznaku za vrstu dokumenta NC. Ponovno knjiženje nivelacije (zbog eventualnih korekcija i ispravki) biće moguće samo ako se postojeće knjiženje obriše. Iz tog razloga omogućeno je da se sa naloga knjiženja mogu obrisati samo stavke sa zadatom oznakom za vrstu dokumenta. Opisani slučaj dešava se i sa fakturom koja takođe vrši automatsku nivelaciju i formira zapisnik o nivelaciji.
BRISANJE IZABRANOG NALOGA KNJIŽENJA
4. Brisanje naloga knjiženja glavne knjige, kod rada u mreži kada više korisnika radi sa jednom glavnom knjigom, je jako opasna operacija koja traži maksimalnu zaštitu baze podataka. Brisanje naloga knjiženja glavne knjige ne sme se vršiti kada drugi korisnici u mreži rade sa glavnom knjigom. Pre brisanja naloga knjiženja obavezno treba arhivirati podatke glavne knjige i skloniti ih na mesto sa koga se uvek mogu vratiti ako operacija brisanja naloga ne uspe i dođe do oštećenja baze podataka. Uvek je sigurnije stornirati neispravan nalog knjiženja i napraviti novi ispravan nalog knjiženja, a kasnije kada niko više ne radi sa glavnom knjigom može se vršiti brisanje tih storniranih naloga knjiženja.
Ako glavna knjiga ne radi u mreži, ili ako sa glavnom knjigom radi isključivo samo jedan korisnik, brisanje naloga knjiženja je bezopasna operacija, ali samo ako ne dođe do nasilnog prekida programa u toku brisanja.
Ako u toku brisanja naloga knjiženja ili konto kartice ili perioda u dnevniku knjiženja dođe do nasilnog prekida programa (nestanak struje, pad sistema, napad virusa i slično)bilo da sa glavnom knjigom radi jedan ili više korisnika, najčešće će svi podaci u bazi podataka biti uništeni i izgubljeni. Iz tog razloga, obavezno je arhiviranje baze podataka glavne knjige na sigurno mesto pre svakog brisanja podataka iz nje. Ovo nikada ne treba zaboraviti, jer havarije se najčešće dešavaju pred završni račun, kada knjigovođe masovno i vrlo često vrše preknjižavanja, sređivanja i brisanja korigovanih naloga kako bi uredili glavnu knjigu