Završna knjiženja
bave se zatvaranjem klase 5,6 i 7
ZATVARANJE KLASE 5 i KLASE 6
Ovaj program automatski zatvara sva konta klase 5 i sva konta klase 6 preko konta:
7100, 7101, 7102 7103 i 7110 kao i preko ostalih datih ovde.
Zbog toga, u vasoj glavnoj knjizi u kontnom planu morate imati otvorena sledeca konta:
7100 Poslovni rashodi i prihodi
7101 Finansijski rashodi i prihodi
7102 Ostali rashodi i prihodi
7103 Rashodi i prihodi od uskl.vredn.imovine
7110 Dobitak/Gubitak obustavljenih poslovanja
7120 Prenos ukupnog rezultata
7200 DOBITAK ILI GUBITAK
7210 PORESKI RASHOD PERIODA
7220 ODLOŽENI PORESKI RASHOD I PRIHOD PERIODA
7230 LIČNA PRIMANJA POSLODAVCA
7240 PRENOS DOBITKA ILI GUBITKA
3410 DOBIT neraspoređena tekuće godine
3510 GUBITAK tekuće godine
5990 PRENOS RASHODA
6990 PRENOS PRIHODA
Vodite računa, ako ova konta ne postoje u vašem kontnom okviru, ili ako tamo postoje pod drugim nazivima,
startom operacije za knjiženje naloga zatvaranja klase 5, 6 i 7, biće formirana ova konta sa ovim nazivima
ili će postojećim kontima biti promenjen naziv u ovaj naziv.
Posle zatvaranja klase 5 i klase 6 i posle obracuna dobiti firme ili gubitka firme, formira se nalog knjizenja
zatvaranja i tog obracuna koji mozete pregledati, stampati i upisati u glavnu knjigu firme, posle cega je
u stvari izvrseno knjigovodstveno zatvaranje klase 5 i 6.
Mozete takodje i odustati od upisa ovog naloga zatvaranja u glavnu knjigu, odnosno od zatvaranja klase 5 i klase 6.
JAKO VAŽNO
Pre starta ovog programa treba izvrsiti kontrolu ispravnosti postojecih knjizenja na kontima klase 5 i 6,
kao i na kontima klase 7 koja ucestvuju u ovom zatvaranju, a na njihovim konto karticama u glavnoj knjizi.
Ova kontrola je posao profesionalnog i strucnog knjigovodje, kome su jasna i razumljiva pravila i cilj zatvaranja klase 5 i klase 6,
a nikako priucenog operatera za rad sa ovim programom. Ovo se ovde posebno potencira i zahteva, jer ce program izvrsiti kompletno
automatsko zatvaranje klase 5 i klase 6, formiranje naloga knjizenja zatvaranja i upis tog naloga knjizenja u glavnu knjigu, cime ce se
formirati krajnje stanje glavne knjige, pa cak i kada odredjena knjizenja na kontima klase 5, 6 i 7 budu logicki i strucno pogresna.
Ovo ce u finalu rezultirati pogresnim prikazom finansijskog poslovanja firme, sto nije dozvoljeno, A ZA STA OVDE U POTPUNOSTI
ODGOVARA KNJIGOVODJA SVOJIM STRUCNIM ZNANJEM, I UMESNOSCU. OVAJ PROGRAM PREDSTAVLJA SAMO KORISNU
ALATKU KOJA KNJIGOVODJU SPASAVA NAPORNOG "FIZICKOG" POSLA NA ZATVARANJU KONTA.
Ako se u ovaj program udje sa pogresnim podacima, i rezultat obrade tih podataka bice, kao i podaci na osnovu kojih je dobijen, pogresan.
KAKO RADITI SA PROGRAMOM:
1. Korak ZATVARANJE KLASE 5
Posle izvrsene operacije zatvaranja klase 5 pregledajte izvestaj. Ako u dnu izvestaja bude ispisana poruka da postoji GRESKA u
knjizenjima na konta klase 5, tada u samom izvestaju potrazite konta oznacena sa natpisom GRESKA i u glavnoj knjizi izvrsite
ispravke knjizenja na ta konta, tako da zadovoljite zahteve za korektnim knjizenjem klase 5. U protivnom nece moci da se izvrsi
automatsko zatvaranje klase 5, 6 i dela konta klase 7.
Zahtevi za ispravnim knjizenjem klase 5 su sledeci:
1. Konta klase 5 ne smeju da imaju zbir dugovne strane manji od nule
2. Konta klase 5 ne bi trebalo da imaju zbir potrazne strane, ako ga pak imaju, ovaj zbir ne sme da bude manji od nule i ne sme
da bude veci od zbira dugovne strane.
Kada se izvrse ispravke knjizenja - preko naloga knjizenja u glavnoj knjizi, tada se mora ponoviti operacija: ZATVARANJE KLASE 5
Ako posle izvrsene operacije zatvaranja klase 5 izvestaj izda poruku da su knjizenja na kontima klase 5 ispravna, to je znak
da je vec formiran odnosno KONTIRAN poseban POMOCNI NALOG ZATVARANJA sa upisanim svim kontima klase 5 i nekim
kontima klase 7, putem koga je izvrseno zatvaranje klase 5.
Ovaj POMOCNI NALOG ZATVARANJA mozete pregledati i stampati iz operacije
NALOG ZATVARANJA
takodje, mozete ga upisati u glavnu knjigu, odakle ga mozete pregledati, stampati, brisati i dopunjavati, a mozete ga direktno odavde
i obrisati iz glavne knjige, da bi ga iznova generisali i ponovo upisali u glavnu knjigu.
2. Korak ZATVARANJE KLASE 6.
Posle zatvaranja klase 5. obavezno je zatvaranje klase 6. Kada se izvrsi ova operacija, automatski je formiran
POMOCNI NALOG ZATVARANJA klase 6.
Za ovaj pomocni nalog zatvaranja vaze iste operacije vec opisane kod zatvaranja klase 5.
Ova operacija ne radi kontrolu ispravnosti knjizenja na konta klase 6. Pregledom izvestaja koji se generise posle zatvaranja konta
klase 6, dobija se na uvid stanje salda svih konta klase 6. Tu se moze uociti eventualna greska u knjizenjima koja se sastoji u
sledecem:
1. Konta klase 6 mogu imati u toku godine knjizenja na potraznoj strani
2. Zbir potrazne strane konta klase 6. je obicno veci od nule, ali dozvoljeno je da bude i manji od nule.
3. Ako slucajno postoje knjizenja na dugovnoj strani, program nece prijaviti gresku.
3. Korak ZATVARANJE KLASE 7.
Ne moze se izvrsiti ako prethodno nije izvrseno zatvaranje klase 5 i zatvaranje klase 6. Posle ovog zatvaranja formira se izvestaj o
knjizenjima na konta klase 7, koja ucestvuju u zatvaranju klase 5 i 6, kao i POMOCNI NALOG ZATVARANJA klase 7. odnosno
RACUNA DOBITI ili GUBITKA.
Za ovaj pomocni nalog zatvaranja vaze iste operacije vec opisane kod zatvaranja klase 5.
4. Korak UPIS NALOGA ZATVARANJA U GLAVNU KNJIGU
Sve dok se ne izvrsi operacija upisa pomocnog naloga zatvaranja u glavnu knjigu, taj nalog predstavlja samo test papir koji sluzi
da pregledate i prokontrolisete rezultat zatvaranja, da ga korigujete, pa da ga ponovo generisete i na kraju da ga prepisete u glavnu
knjigu u standardni nalog knjizenja glavne knjige.
Upisom pomocnog naloga knjizenja zatvaranja u glavnu knjigu, ovaj nalog u glavnoj knjizi postaje jedan od naloga glavne knjige, gde
dobija svoj broj i datum, a sve stavke sa tog naloga upisuju se na konto kartice odgovarajucih konta i u dnevnik knjizenja glavne knjige.
Tek sa ovom operacijom IZVRSENO JE ZATVARANJE KLASE 5 I 6 GLAVNE KNJIGE.
Zaključni list - već je objašnjen i prikazan u naslovu: Zaključni list i bruto bilans
Štampa dve forme zaključnog lista:
COLOR ZAKLJUČNI LIST U FAST REPORT GENERATORU
Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list prikazan u fast report generatoru koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list štampan na papiru iz fast report generatora koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list štampan u PDF fajl iz fast report generatora koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list štampan u EXCEL fajl iz fast report generatora koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list štampan u PNG,JPG,GIF,BMP fajl iz fast report generatora koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
- Color zaključni list štampan u RTF i DOC fajl iz fast report generatora koji se dobija iz opcije Pregled iz operacije 3. Štampanje zaključnog lista laser color printerom
EXCEL TABELA ZAKLJUČNI LIST
Štampanje zaključnog lista u EXCEL zabelu
- Color zaključni list štampan u EXCEL fajl koji se dobija iz opcije 5. Štampanje zaključnog lista u EXCEL zabelu
Završni račun
isključen je iz upotrebe u ovoj verziji glavne knjige, jer se za izradu završnog računa upotrebljava besplatni softver koji je dala NBS i APR Srbije. Ugrađuje se samo po posebnoj narudžbini korisnika a uz posebni naknadu.
NAPOMENA:
Od 2008 godine narodna Banka Srbije izdala je svoj besplatni softver za izradu Završnog računa i slanje Završnog računa u digitalnoj formi direktno kompjuterima narodne banke srbije. Pošto NB Srbije prima Završne račune isključivo urađene iz softvera koji je ona izdala - u formatu koji taj softver daje, prestala je potreba za izradom završnog računa iz ovog programa. Međutim ostaje mogućnost da se po narudžbini kupca ovaj program podesi za automatsko ubacivanje podataka iz Glavne knjige u program NB Srbije, gde bi se samo izvršila kontrola tih podataka i njihovo finalizovanje za slanje NB Srbije i agenciji APR Srbije. Do daljeg, ovaj program je blokiran.
FORMIRANJE BILANSA USPEHA
BILANS USPEHA se formira iz aktuelnih podataka Glavne Knjige i to:
- kolona za tekucu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u bilansu, i to samo knjizenja na tim kontima koja nose datum knjizenja koji pripada periodu od datuma1 do datuma2 ukljucujuci i te datume, a datum1 i datum2 su oni koji su upisani iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara u karticu:
BILANSI - Podesavanje formulara - ZAGLAVLJE DOKUMENTA
- kolona za proteklu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u bilansu, i to samo knjizenja na tim kontima koja pripadaju nalogu knjizenja
pocetnog stanja (prenetog stanja iz protekle godine), a broj toga naloga pocetnog stanja upisan je iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara
u karticu: Broj naloga pocetnog (prenetog) stanja Glavne knjige
Dakle, pre aktiviranja operacije za Start formiranja bilansa uspeha, treba postaviti navedene datume i upisati broj naloga pocetnog stanja
glavne knjige ovde u karticu sa parametrima za podesavanje formulara.
Operacijom [Start] zapocinje se i vrsi se formiranje bilansa;
Operacijom [Pregledaj] moze se pregledati formirani bilans;
Operacijom [Obrisi] moze se obrisati postojeci bilans;
Bilans se moze formirati neogranicen broj puta. Formiranje bilansa ne dovodi ni do kakvih izmena u glavnoj knjizi. Izmena podataka u bilansu moze se izvrsiti samo izmenom knjizenja u glavnoj knjizi.
KOREKCIJA
Formirani bilans, posle operacije formiranja, moze se "rucno" korigovati direktnim upisom zeljenih iznosa na pojedine AOP brojeve u spisak AOP
brojeva sa nazivom "KOREKCIJA DOKUMENTA". Po izlasku iz tog spiska, dolazi do automatskog preracunavanja AOP brojeva na spisku, odnosno do
azuriranja onih AOP brojeva koji se dobijaju zbirom ostalih AOP brojeva.
Formirani bilans moze se stampati na propisanim obrascima (formularima) iz operacija: [Stampa: Bilans uspeha] - stampa se na A4 listu
VAZNO - POSEBNA NAPOMENA:
1.
AOP 227 POREZ NA DOBIT, formira se zbirom DUGOVNIH strana konta grupe 721. Ovo nije precizirano u propisanom obrascu BILANS USPEHA ali
program ce na ovaj nacin dobiti iznos za AOP 227. Ovaj iznos moze se bilo kad rucno korigovati na zeljeni iznos iz operacije:
BILANS USPEHA
Korekcija: Bilans uspeha
2.
AOP brojevi za proteklu godinu ne popunjavaju se pri formiranju bilansa. Svi AOP brojevi za PROTEKLU GODINU upisuju se rucno, odnosno prepisuju se iz obrasca BILANSA USPEHA IZ PROTEKLE GODINE.
FORMIRANJE BILANSA STANJA
BILANS STANJA se formira iz aktuelnih podataka Glavne Knjige i to:
- kolona za tekucu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u bilansu, i to samo knjizenja na tim kontima koja nose datum knjizenja koji pripada periodu od datuma1 do datuma2 ukljucujuci i te datume, a datum1 i datum2 su oni koji su upisani iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara
u karticu: BILANSI - Podesavanje formulara - ZAGLAVLJE DOKUMENTA
- kolona za proteklu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u bilansu, i to samo knjizenja na tim kontima koja pripadaju nalogu knjizenja pocetnog stanja (prenetog stanja iz protekle godine), a broj toga naloga pocetnog stanja upisan je iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara
u karticu: Broj naloga pocetnog (prenetog) stanja Glavne knjige
Dakle, pre aktiviranja operacije za Start formiranja bilansa stanja, treba postaviti navedene datume i upisati broj naloga pocetnog stanja
glavne knjige ovde u karticu sa parametrima za podesavanje formulara.
Operacijom [Start] zapocinje se i vrsi se formiranje bilansa;
Operacijom [Pregledaj] moze se pregledati formirani bilans;
Operacijom [Obrisi] moze se obrisati postojeci bilans;
Bilans se moze formirati neogranicen broj puta. Formiranje bilansa ne dovodi ni do kakvih izmena u glavnoj knjizi. Izmena podataka u bilansu moze se izvrsiti samo izmenom knjizenja u glavnoj knjizi.
KOREKCIJA
Formirani bilans, posle operacije formiranja, moze se "rucno" korigovati direktnim upisom zeljenih iznosa na pojedine AOP brojeve u spisak AOP
brojeva sa nazivom "KOREKCIJA DOKUMENTA". Po izlasku iz tog spiska, dolazi do automatskog preracunavanja AOP brojeva na spisku, odnosno do
azuriranja onih AOP brojeva koji se dobijaju zbirom ostalih AOP brojeva. Formirani bilans moze se stampati na propisanim obrascima (formularima) iz operacija:
[Stampa: Bilans stanja aktiva] - stampa se na A4 listu - prva strana
[Stampa: Bilans stanja pasiva] - stampa se na istom listu - druga strana
VAZNO - POSEBNA NAPOMENA:
1.
AOP 005 po propisanom bilansu stanja formira se iz 020,022,023,024,026, 027 (deo) i 028 (deo) - nedefinisani delovi ?
AOP 006 po propisanom bilansu stanja formira se iz 021,025, 027 (deo) i 028 (deo) - nedefinisani delovi ?
da bi se AOP 005 i 006 mogli automatski formirati iz ovog programa moraju se umesto grupa 027 i 028 koristiti konta:
AOP 005 po ovom programu formira se iz 020,022,023,024,026, 0271 i 0281 - definisani delovi grupe 027 i 028
AOP 006 po ovom programu formira se iz 021,025, 0272 i 0282 - definisani delovi grupe 027 i 028
Shodno tome, moraju u glavnoj knjizi odnosno u zakljucnom listu, postojati konta 0271,0281,0272,0282, jer nece biti obradjivana grupa 027 i 028, vec samo ove podgrupe.
2.
AOP 009 i AOP 014 imaju definiciju "minus", a ne definiciju "osim".
Definicija "osim" kod AOP 016, glasi "27 i 28 osim 288" i jasno je da to znaci da se AOP 016 gradi od zbira salda svih konta grupe 27 i 28 u koji
je usao i saldo konta 288, pa na kraju iz tog zbira treba oduzeti taj saldo 288, odnosno ne treba ga ukljuciti u zbir.
Definicija "minus" malo je nejasna u propisanom obrascu, ali ona podrazumeva sledece operacije objasnjene na AOP 014 koji se gradi prema "23 minus 237":
- zbir salda svih konta grupe 23 ukljucuje u sebe i saldo podgrupe 237. Salda konta grupe 23 su pozitivna - postoje knjizenja samo na dugovnoj strani, samo je saldo konta 237 negativan - postoje knjizenja samo na potraznoj strani, (kada se saldo za bilo koji konto racuna prema SALDO = DUGUJE - POTRAZUJE) Prema tome, vec samim sabiranjem svih salda doci ce do operacije oduzimanja salda podgrupe 237 od salda grupe 23 pa to ne treba posebno naglasavati.
- To treba posebno naglasavati tamo gde se saldo svih konta ne izracunava prema SALDO = DUGUJE - POTRAZUJE, vec se kod nekih grupa izracunava prema SALDO = POTRAZUJE - DUGUJE, pa u tom slucaju ce i saldo podgrupe 237 biti pozitivan i tada ga treba oduzeti "minus" iz ukupnog zbira grupe 23.
U ovom programu primenjen je nacin izracunavanja salda za bilo koji konto SALDO = DUGUJE-POTRAZUJE, pa ce se i salda za konta klase 3 i 4 tako izracunavati, umesto obrnuto.
FORMIRANJE STATISTICKOG ANEKSA
ANEKS se formira iz aktuelnih podataka Glavne Knjige i to:
- kolona za tekucu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u aneksu, i to samo knjizenja na tim kontima koja nose datum knjizenja koji pripada periodu od datuma1 do datuma2 ukljucujuci i te datume, a datum1 i datum2 su oni koji su upisani iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara
u karticu: BILANSI - Podesavanje formulara - ZAGLAVLJE DOKUMENTA
- kolona za proteklu godinu:
iz podataka preuzetih sa odgovarajucih konta navedenih u aneksu, i to samo knjizenja na tim kontima koja pripadaju nalogu knjizenja pocetnog stanja (prenetog stanja iz protekle godine), a broj toga naloga pocetnog stanja upisan je iz operacije programa:
STAMPANJE I PREGLED
Podesavanje formulara
u karticu: Broj naloga pocetnog (prenetog) stanja Glavne knjige
Dakle, pre aktiviranja operacije za Start formiranja aneksa, treba postaviti navedene datume i upisati broj naloga pocetnog stanja
glavne knjige ovde u karticu sa parametrima za podesavanje formulara.
Operacijom [Start] zapocinje se i vrsi se formiranje aneksa;
Operacijom [Pregledaj] moze se pregledati formirani aneks;
Operacijom [Obrisi] moze se obrisati postojeci aneks;
Aneks se moze formirati neogranicen broj puta. Formiranje aneksa ne dovodi ni do kakvih izmena u glavnoj knjizi. Izmena podataka u
aneksu moze se izvrsiti samo izmenom knjizenja u glavnoj knjizi.
KOREKCIJA
Formirani aneks, posle operacije formiranja, moze se "rucno" korigovati direktnim upisom zeljenih iznosa na pojedine AOP brojeve u spisak AOP
brojeva sa nazivom "KOREKCIJA DOKUMENTA". Po izlasku iz tog spiska, dolazi do automatskog preracunavanja AOP brojeva na spisku, odnosno do
azuriranja onih AOP brojeva koji se dobijaju zbirom ostalih AOP brojeva. Formirani aneks moze se stampati na propisanim obrascima (formularima) iz operacija:
[Stampa: Statisticki aneks 1 strana] - stampa se na A4 listu - prva strana
[Stampa: Statisticki aneks 2 strana] - stampa se na istom listu - druga strana
VAZNO - POSEBNA NAPOMENA:
1.
Iznosi na AOP brojevima: 538, 539, 540, 541 i 542 upisuju se "rucno" u obrazac STATISTICKOG ANEKSA bilo pre, bilo posle operacije njegovog formiranja. Ovaj "rucni" upis vrsi se iz operacije:
STATISTICKI ANEKS
Korekcija: Statisticki aneks
Zaključivanje glavne knjige
prema postojećem propisu treba ga uraditi na kraju godine čime se saldo svih konta glavne knjige postavlja na nulu
i glavna knjiga se time zaključuje. Korisnici ga retko rade ili ga uopšte ne rade, jer gube mogućnost pregleda stanja glavne knjige u toj godini.
ZAKLJUČIVANJE GLAVNE KNJIGE
Zaključivanje glavne knjige na kraju poslovne godine je operacija koja je propisana Zakonom o knjigovodstvu i pratećim propisima, gde je i objašnjeno kako se zaključivanje ili zaključna knjiženja na svakoj konto kartici izvode. Tek zaključene konto kartice, sa upisanim zaključnim knjiženjima, mogu predstavljati arhivski knjigovodstveni materijal o protekloj poslovnoj godini, koji je firma dužna da čuva onaj broj godina propisan zakonom.
Posle izvođenja zaključnih knjiženja (zaključivanja glavne knjige), sva konta glavne knjige imaće saldo jednak nuli. Ovo je jako važno znati, jer posle toga nema svrhe štampati zaključni list glavne knjige ili vršiti prenos salda konta u sledeću poslovnu godinu radi formiranja početnog stanja te poslovne godine - o ovome će biti detaljno objašnjenje pod naslovom: PRENOS STANJA GLAVNE KNJIGE U NOVU POSLOVNU GODINU. Takođe, posle zaključivanja, iz glavne knjige se više ne mogu iz ovog programa dobijati na uvid ni druga stanja, kao što su finansijski rezultat, stanje određenog konta i slično, odnosno ona stanja koja se izvode iz podataka o saldu nekog od konta. Stoga je ovaj program za zaključivanje glavne knjige urađen tako da se iz njega može izvršiti automatsko zaključivanje glavne knjige preko EKSTERNOG naloga zaključivanja koji se takođe automatski formira i upisuje u glavnu knjigu. A po potrebi se taj upisani nalog zaključivanja može uvek obrisati iz glavne knjige, čime se stanje glavne knjige vraća na ono pre upisa zaključnih knjizenja, pa se može glavna knjiga pregledati po svim kriterijumima. Posle toga može se iznova automatski formirati i u glavnu knjigu upisati (proknjižiti) nalog zaključnog knjiženja, čime je glavna knjiga ponovo zaključena. Ovim brisanjem i ponovnim knjiženjem naloga zaključnog knjizenja, bez obzira koliko puta se obavlja, u glavnoj knjizi neće doći ni do kakvih drugih promena, osim onih koje su uzrokovane podacima sa zaključnog naloga knjiženja.
IZ OVOG PROGRAMA: kao i za sva druga knjiženja u glavnu knjigu, i za ova zaključna knjiženja formira se poseban pomoćni nalog knjiženja koji ima svoj broj (oznaku) i datum. Ovaj pomoćni nalog, ako je u redu, dodaje se ostalim nalozima glavne knjige, a zatim se briše.
OPERACIJE ZA IZVODJENJE ZAKLJUČNIH KNJIŽENJA:
Prva Operacija: Priprema naloga zaključivanja
iz postojećih podataka finansijskog knjigovodstva (glavne knjige), odnosno iz svih učinjenih knjizenja na: konta, naloge knjiženja, dnevnik knjiženja,
AUTOMATSKI formira nalog Zaključivanja.
Druga operacija: Pregled naloga zaključivanja
Ako se pregledom utvrdi ispravnost naloga zaključivanja, tada se ovaj nalog može automatski upisati (dodati) kao zadnji nalog, u glavnu knjigu iz operacije:
Treća Operacija: Knjiženje naloga zaključivanja
Upisom (knjiženjem) ovog naloga u glavnu knjigu, u glavnoj knjizi dolazi do promena, odnosno do izmene stanja u skladu sa novim podacima koji se upisuju na konta a iz knjiženog naloga. Posle knjiženja ovog naloga u glavnu knjigu, nalog se automatski briše tako da ga više ne mozete pregledati ili štampati iz operacije: Pregled naloga zaključivanja. On sada postoji kao standardni nalog u samoj glavnoj knjizi, gde se može u bilo koje doba pregledati ili štampati pozivom NA NJEGOV BROJ, a iz operacija za pregled i štampu naloga knjiženja glavne knjige ovog programa. Kao i svaki drugi nalog knjiženja glavne knjige i ovaj nalog se takođe može obrisati iz glavne knjige, čime se stanje glavne knjige vraća u ono stanje koje je postojalo pre upisa (knjiženja) ovog naloga u glavnu knjigu.
Prenos početnog stanja u novu poslovnu godinu
- radi se svake godine po završetku svih knjiženja u staroj poslovnoj godini a pre nego što se uradi Zaključivanje glavne knjige u staroj poslovnoj godini.
Operacije koje se rade u glavnoj knjizi za staru poslovnu godinu
Priprema naloga početnog stanja
- Prvo se u staroj poslovnoj godini iz glavne knjige za staru poslovnu godinu automatski formira nalog početnog stanja za sledeću novu poslovnu godinu
Pregled naloga početnog stanja
- Pregleda se formirani nalog početnog stanja u glavnoj knjizi stare poslovne godine. Ako je neispravan, glavna knjiga se koriguje sve dok se ne dobije ispravan nalog početnog stanja
Pošalji početno stanje u arhivu
- Iz glavne knjige za staru poslovnu godinu pošalje se formirani nalog početnog stanja za novu poslovnu godinu u arhivu (na posebno mesto u računaru)
Operacije koje se rade u glavnoj knjizi za novu poslovnu godinu
Preuzmi početno stanje iz arhive
- uđe se u glavnu knjigu za novu poslovnu godinu i aktivira se ova operacija koja će iz arhive u računaru preuzeti nalog početnog stanja u glavnu knjigu nove poslovne godine.
Pregled naloga početnog stanja
- Pregleda se preuzeti nalog početnog stanja u glavnoj knjizi za novu poslovnu godinu. On mora da bude isti kao nalog početnog stanja dobijen pregledom u glavnoj knjizi za staru poslovnu godinu
Knjiženje naloga početnog stanja
- ako je nalog početnog stanja u glavnoj knjizi za novu poslovnu godinu u redu, iz ove operacije vrši se upis tog naloga u glavnu knjigu za novu poslovnu godinu.
PRAVILA:
Nalog početnog stanja glavne knjige uvek nosi broj 00000 i prvi datum nove poslovne godine i to se kod ovog naloga ne sme menjati
Kako se radi u praksi:
Nalog početnog stanja može se na opisani način preneti u glavnu knjigu za novu poslovnu godinu i ako nisu završena sva knjiženja u glavnoj knjizi stare poslovne godine. On tada u glavnu knjigu za novu poslovnu godinu prenese tačno samo početno stanje kupaca i dobavljača što je za većinu poslova dovoljno dok se ne prenese kompletno početno stanje. Kada se završe sva knjiženja u glavnoj knjizi za staru poslovnu godinu, kada se uradi i preda završni račun, tada se u toj glavnoj knjizi ponovo formira nalog početnog stanja za sledeću poslovnu godinu i prebaci se u arhivu. Uđe se u glavnu knjigu nove poslovne godine pa se obriše nalog početnog stanja 00000 a zatim se iz arhive preuzme novi nalog početnog stanja (finalni nalog) i knjiži se u glavnu knjigu te nove poslovne godine.
FAZA I.
Poslovna godina xxxx je završena. Dana 31.12.xxxx. uradili ste popise zaliha i proknjižili ste ih u Glavnu Knjigu. Proknjižili ste sva ostala dokumenta pristigla do 31.12.xxxx. Sve do kraja februara nove poslovne godine yyyy vršićete dodatna knjiženja i uređenje glavne knjige. Na kraju, zatvorićete klase 5,6 i 7 i uradićete završni račun. Ali do tada, prenesite ovo sadašnje stanje glavne knjige iz godine xxxx kao početno stanje u glavnu knjigu nove poslovne godine yyyy, da bi od 01.01.yyyy. počeli sa knjiženjem u Glavnu Knjigu nove poslovne godine yyyy.
KAKO TO URADITI:
Treba formirati
NALOG POČETNOG STANJA
za narednu poslovnu godinu, koji će se preneti u glavnu knjigu naredne poslovne godine kao PRVI nalog u toj novoj poslovnoj godini.
1. izvrši se operacija: Priprema naloga početnog stanja (PS)
Ova operacija formira nalog PS iz postojećih podataka glavne knjige.
2. izvrši se operacija: Pregled naloga početnog stanja (PS)
Formirani nalog PS se štampa i kontroliše.
3. izvrši se operacija: Pošalji početno stanje u arhivu
čime se nalog početnog stanja kopira u arhivu iz koje se može preuzeti u bilo koju drugu glavnu knjigu.
IZVRŠI SE PROMENA GLAVNE KNJIGE, odnosno aktivira se nova glavna knjiga otvorena u novoj poslovnoj godini. Obično je ova glavna knjiga
prazna, ali ne smeta i ako već ima knjiženja.
Iz te nove glavne knjige:
4. izvrši se operacija: Preuzmi početno stanje iz arhive
čime se nalog početnog stanja kopira preuzima) iz arhive u ovu novu odnosno drugu glavnu knjigu.
Obavezno posle ovoga izvršiti operaciju pegled naloga početnog stanja koja mora da prikaže isti nalog koji je već odštampan u tački 2. Ako je to taj nalog, tada se kao zadnja operacija vrši pripajanje tog naloga ostalim nalozima nove glavne knjige, odnosno
5. izvrši se operacija: Knjiženje naloga početnog stanja
Posle ove operacije u glavnu knjigu je upisan nalog PS i imate početno stanje u novoj poslovnoj godini, koje je u stvari preneto stanje iz protekle poslovne godine. U ovaj nalog mozete iz programa za knjiženje u glavnu knjigu, uvek ući da nesto dodate, oduzmete ili izmenite. Ali, ovo nema svrhe raditi, jer će, kad za to dođe vreme, u fazi II, ovaj nalog biti zamenjen finalnim nalogom početnog stanja. Ovaj nalog takodje možete bilo kada i obrisati iz glavne knjige.
FAZA II.
Sve do kraja februara nove poslovne godine yyyy vršićete dodatna knjiženja i uređenje glavne knjige iz stare poslovne godine xxxx. Na kraju, zatvorićete klase 5,6 i 7 u staroj glavnoj knjizi i uradićete završni račun. Tog trenutka je sa knjiženjima u glavnu knjigu godine xxxx gotovo i treba je zatvoriti i zaključiti. Ali pre zaključivanja glavne knjige, treba to finalno stanje glavne knjige iz godine xxxx preneti u glavnu knjigu za poslovnu godinu yyyy kao finalni Nalog početnog stanja broj 00000 pod datumom 01.01.yyyy. godine.
KAKO TO URADITI:
Aktivirajte glavnu knjigu za novu poslovnu godinu yyyy. Obrišite postojeći Nalog knjiženja početnog stanja broj 00000 od 01.01.yyyy. godine.
Aktivirajte glavnu knjigu za staru poslovnu godinu xxxx. Uradite sve identično kako je već opisano u FAZA I. od tačke 1. do tačke 5.
NAPOMENA:
Nalog početnog stanja za novu poslovnu godinu moze se bez problema i "ručno" otvoriti u novoj poslovnoj godini. Vazno je samo da taj nalog kao oznaku vrste dokumenta nosi slova "PS" i broj "00000" kako bi ga zakljucni list tretirao kao pocetno stanje (preneto stanje). Međutim, ako imate puno kupaca i dobavljača čija pojedinačna salda konta prenosite u novu poslovnu godinu, ovo "ručno" otvaranje naloga PS moze da ispadne veliki posao.
Još jedan način rada koji je moguć:
U praznu glavnu knjigu, otvorenu za novu poslovnu godinu, možete početi da knjižite odmah 01.01.yyyy nove poslovne godine, a bez naloga početnog stanja PS, koji mozda jos nije završen jer nije sredjeno stanje glavne knjige protekle godine. Ovo je najčešći slucaj u praksi trgovinskih i ostalih firmi koje odmah rade kalkulacije, fakture, izvode i ostala dokumenta i moraju da ih knjize radi dobijanja podataka za praćenje parametara poslovanja.
Tek tamo, posle mesec-dva kada se preda zavrsni racun dobija se ispravan i potpun nalog PS iz podataka glavne knjige protekle godine. Tada se može izvršiti prenos ovog naloga početnog stanja iz stare u novu glavnu knjigu, ili pak nalog PS mozete "ručno" uknjiziti u novu glavnu knjigu, a uz postovanje uslova opisanih pod naslovom NAPOMENA. Ovo podrazumeva da ce u glavnoj knjizi, a u momentu knjizenja ovog naloga pocetnog stanja, vec postojati jedan broj knjizenja (naloga knjizenja), i da ta knjizenja ne treba dirati (brisati). Proknjizen nalog PS leći će na svoje mesto (prema datumu naloga) na svaku konto karticu, a po oznakama tog naloga: vrsta dokumenta="PS", broj naloga="00000" program će ga na dalje tretirati kao nalog početnog stanja - datum mora biti: 01.01.yyyy