KUPCI I DOBAVLJAČI FIRME
Program Kupci i Program Dobavljači firme služi za vođenje analitike kupaca i dobavljača firme odnosno za vođenje REGISTAR KARTICA (REGK) sa podacima o svakom kupcu i dobavljaču firme, kao i posebnog RAČUNA za svakog kupca i dobavljača firme (finansijska kartica kupca i dobavljača). Na računu kupca i dobavljača ubeležene su sve promene po datumima knjiženja i brojevima dokumenata knjiženja (naloga knjiženja) koje su se desile u vezi kupca i u vezi dobavljača.
KARTICA KUPCA I DOBAVLJAČA
Registar kartica kupca/dobavljača sa osnovnim podacima o šifri, nazivu, lokaciji i ostalim, popunjava se i održava iz ovog programa referata direktnim upisom sa tastature svih podataka u karticu kupca dobavljača.
U osnovni podatak spada i KONTO i OZNAKA kupca i dobavljača. Konto i oznaka su važni podaci ako se koristi automatsko kontiranje dokumenata o robi (kalkulacije, nivelacije, računi, interni računi i dr.) u glavnu knjigu, a takođe su važni podaci za formiranje knjige ulaznih i izlaznih računa za PDV evidenciju.
OTVARANJE NOVOG KUPCA I DOBAVLJAČA
Kod otvaranja novog kupca/dobavljaca ručno se u njegovu karticu upisuje:
Konto kupca, na primer 2020
Konto dobavljaca, na primer 4330
Oznaka kupca i dobavljača (interna oznaka - grupa partnera)
Ova konta program koristi za automatsko kontiranje i knjiženje na kupca ili na dobavljaca.
Ostali podaci sa REGK kupca/dobavljaca štampaju se na fakturi i na računima koji se rade za kupca/dobavljaca, pa ih treba ispravno upisati.
RAČUN KUPACA I DOBAVLJAČA
Može se u programu formirati na dva načina:
1. RUČNO FORMIRANJE I VOĐENJE RAČUNA
2. AUTOMATSKO FORMIRANJE I VOĐENJE RAČUNA
I jedan i drgi način mogu se koristiti samo od početka do kraja poslovne godine. Ne sme biti u toku godine promene u načinu formiranja računa, niti pak sme biti mešanja ova dva načina, malo jedan, malo drugi.
1. RUČNO FORMIRANJE I VOĐENJE RAČUNA
Kod radnji (prosto knjigovodstvo) nema zakonske obaveze vodjenja analitike Kupaca i dobavljaca. Medjutim, vecina vlasnika radnji ima i te kakvu potrebu za vodjenjem evidencije odnosno RACUNA o svojim obavezama prema dobavljacima, a neki od njih i za evidentiranjem RACUNA o svojim kupcima.
U takvim slucajevima ovaj referat dozvoljava da se na racune kupaca ili dobavljaca vrse direktna knjizenja promena, ali samo pod uslovom da se NE RADI SA GLAVNOM KNJIGOM (da program glavna knjiga nije prisutan), i da se iz CFG.EXE konfiguracionog programa programskog paketa CSYSTEMS iskljuci rad sa dvojnim knjigovodstvom a da se ukljuci rad sa prostim knjigovodstvom.
2. AUTOMATSKO FORMIRANJE I VOĐENJE RAČUNA
Analitika odnosno RACUNI kupaca i dobavljaca automatski se formiraju iz podataka preuzetih iz finansijskog knjigovodstva iz GLAVNE KNJIGE, i to sa postojecih knjizenja na konta kupaca i dobavljaca glavnoj knjizi, ako je iz CFG.EXE konfiguracionog programa programskog paketa CSYSTEMS ukljucen rad sa dvojnim knjigovodstvom a iskljucen rad sa prostim, i ako je startovan i aktiviran referat Glavna Knjiga.
Sve promene (knjizenja) na racun kupca/dobavljaca iskljucivo se vrse iz ostalih referata programskog paketa Trgovina i Proizvodnja: iz ulaznih i izlaznih faktura, iz knjizenja tih faktura automatski u glavnu knjigu ili pak iz direktnih rucnih knjizenja u glavnu knjigu a na konta kupaca i dobavljaca (uplate po izvodima, avansi i ostalo).
U glavnoj knjizi kupci i dobavljaci se knjize na konta, na primer:
konta sa 4 znaka (privreda):
2020 Kupci u zemlji
2030 Kupci u inostranstvu
4330 Dobavljaci u zemlji
4340 Dobavljaci u inostranstvu
ili konta sa 6 znakova (budzetske ustanove):
201011 Kupci u zemlji
202011 Kupci u inostranstvu
432011 Dobavljaci u zemlji
433011 Dobavljaci u inostranstvu
Svaki od ovih konta ima svoju analitiku koja predstavlja sifru kupca ili dobavljaca koju ste kupcu i dobavljacu dali u ovom referatu, odnosno koju ste upisali na njegov maticni "karton":
2010-0023 Fenix-Komerc Beograd
2020-0134 MiroVideo Berlin
4320-0023 JUGOKUCA Kragujevac
4330-1235 EPSON Tokio
ili
201011-0023 Fenix-Komerc Beograd
202011-0134 MiroVideo Berlin
432011-0023 JUGOKUCA Kragujevac
433011-1235 EPSON Tokio
Konta iz glavne knjige sa kojih ce biti preuzeti podaci za formiranje analitike kupaca i dobavljaca moraju biti kao sto je gore opisano, inace nece biti od strane programa tretirana kao konta kupaca/dobavljaca.
Kada se radi sa Glavnom Knjigom, tada se kod otvaranja maticnog kartona svakog kupca i dobavljaca, posle upisa svih podataka u karton, a obavezno posle upisa oznake i konta, mora izvrsiti upis tog kupca/dobavljaca u kontni plan, pritiskom na taster "Konto".
SADRZAJ RAČUNA
IZ GLAVNE KNJIGE SE FORMIRA ANALITIKA KUPACA I DOBAVLJACA PREUZIMANJEM
PODATAKA IZ GK KONTO KARTICE KUPCA/DOBAVLJACA U AN RACUN KUPCA/DOBAVLJACA:
Analitika Glavna Knjiga
RACUN KUPCA KONTO KUPCA VEZA SA DOKUMENTOM
ZADUZENJE = DUGUJE Kupac duguje (po fakturi BRJ0 od DAT0)
ISPLACENO = POTRAZUJE Kupac platio (po izvodu BRJ0 od DAT0)
Analitika Glavna Knjiga
RACUN DOBAVLJACA KONTO DOBAVLJACA VEZA SA DOKUMENTOM
ZADUZENJE = POTRAZUJE Dobavljacu se duguje (po fakturi BRJ0 od DAT0)
ISPLACENO = DUGUJE Dobavljacu je placeno (po izvodu BRJ0 od DAT0)
Treba strogo voditi racuna o ovde datim odnosima izmedju sadrzaja DUGUJE-POTRAZUJE u glavnoj knjizi i sadrzaja ZADUZENJE-ISPLACENO U RACUNIMA kupaca i dobavljaca.
VAŽNO
U analitici kupaca i dobavljaca, a u racunima (analitickim karticama) i svim ostalim izvestajima proisteklim iz podataka tih kartica, kolona ZADUZENJE uvek oznacava zaduzenje (dug) kupca i zaduzenje (dug) prema dobavljacu, a kolona ISPLACENO uvek oznacava izvrseno placanje dobavljacu i izvrseno placanje od strane kupca.
U maticnom "kartonu" kupca/dobavljaca MORATE upisati SIFRU i NAZIV, OZNAKU i KONTO kupca i dobavljaca (ostali podaci nisu vazni):
Za privredu:
Oznaka Sifra Naziv Konto Konto mora sadrzati oznaku
1 0023 Fenix-Komerc Beograd 2010 20(1)0
2 0134 MiroVideo Berlin 2020 20(2)0
2 0023 JUGOKUCA Kragujevac 4320 43(2)0
3 1235 EPSON Tokio 4330 43(3)0
Broj konta MORA na trecoj poziciji imati OZNAKU (biti isti kao oznaka). Ako ovo nije korektno upisano, doci ce do greski u kontiranju i knjizenju kupaca i dobavljaca.
Za budzetske ustanove:
Oznaka Sifra Naziv Konto
1 0023 Fenix-Komerc Beograd 201011
2 0134 MiroVideo Berlin 202011
2 0023 JUGOKUCA Kragujevac 432011
3 1235 EPSON Tokio 433011
Kod automatskog knjizenja dokumenata o robi (ulaznih i izlaznih faktura) u finansijsko knjigovodstvo, obavezno se knjize dobavljaci (ulazne fakture), ili kupci (izlazne fakture). Ovo automatsko knjizenje kupaca i dobavljaca u glavnu knjigu vrsi se na konta koja se tog momenta uzimaju iz ove ovde maticne kartice kupca/dobavljaca - iz ovog referata.
Oznaka kupca i dobavljaca:
moze da bude i bilo sta drugo osim 1,2,3 kako bi neke kupce i dobavljace izdvojili po posebnim kriterijumima.
IZLAZNI DOKUMENTI PROGRAMA
REGISTAR-SIFARNIK KUPACA - EVIDENCIJA I MATICNE KARTICE KUPACA
Registar kupaca morate formirati tako sto cete za svakog kupca otvoriti posebnu sifru-maticnu karticu sa osnovnim podacima o kupcu. Sifra kupca moze biti broj od 0000 do 9999. Ove sifre kupaca morate koristiti pri izradi fakture i racuna i pri knjizenju izvoda, odnosno uplata kupaca, u finansijsko knjigovodstvo. Samo na osnovu ovih sifri, racunar ce formirati analiticke kartice odnosno RAČUNE za svakog kupca, odnosno kartice na kojima ce biti zapisane sve promene (duguje, potrazuje) koje se u toku godine desavaju sa jednim kupcem.
ANALITIKA KUPACA - RACUNI KUPACA - ANALITICKE KARTICE
RACUN kupca mozete dobiti u finansijskom knjigovodstvu GLAVNA KNJIGA pozivom analitickog konta 2010-0155 (za kupca sa sifrom 0155) ako se racun tamo formira - automatsko formiranje, a takodje i u ovoj ANALITICI KUPACA pozivom sifre kupca 0155 direktno iz registra kupaca, bilo da je automatski formiran ili rucno upisan.
FORMIRANJE ANALITIKE RAČUNA I OTVORENIH STAVKI KUPACA/DOBAVLJAČA
U finansijskom knjigovodstvu, u glavnoj knjizi, svaki kupac upisan ovde u analitiku kupaca, mora imati svoj konto - konto karticu.
Automatskim knjizenjem faktura izdatih kupcima u glavnu knjigu i knjizenjem uplata kupaca po izvodima u glavnu knjigu, u glavnoj knjizi na ovim karticama se formiraju i nalaze podaci o svim promenama u toku godine za svakog kupca (za svaku sifru kupca).
Operacijom AZURIRANJE KUPACA ti podaci iz finansijskog knjigovodstva izdvajaju se u POSEBNU OPERATIVNU ANALITIKU KUPACA - u ovaj program, gde se od njih formiraju ANALITICKE KARTICE za svakog pojedinog kupca, kao i OTVORENE STAVKE PO RACUNIMA (FAKTURAMA) za svakog kupca.
Zaduzenja kupaca se formiraju iz podataka o knjizenim fakturama, a razduzenja (uplate) se formiraju iz podataka knjizenja uplata (izvodi-Virmanske uplate kupaca na ziro racun prodavca), uz koje se uvek mora upisivati i VEZA SA DOKUMENTOM (br.fakture koja se placa tom uplatom) kako bi se mogla formirati analitika OTVORENIH STAVKI kupaca a po konkretnim brojevima racuna-faktura koje nisu placene.
Dakle, sve operacije unosa podataka o zaduzenjima i uplatama vrse se iz programa finansijsko knjigovodstvo - glavna knjiga, a operacijom "Uredi račune" (koja se obavlja iz Spiska kupaca/dobavljaca), ti podaci se prenose u analitiku kupaca/dobavljaca na posebne kartice.
OTVORENE STAVKE
Ako zelite automatsko formiranje otvorenih stavki po svakom pojedinom racunu-fakturi, a iz podataka finansijskog knjigovodstva, tada morate pri knjizenju uplata po izvodima u finansijsko knjigovodstvo, svaku od tih uplata VEZIVATI za broj fakture na osnovu koje se ta uplata vrsi, odnosno morate u polje VEZA SA DOKUMENTOM upisivati taj broj fakture. Ovaj program ce pri izvrsenju operacije "Uredi račune", otvorene stavke formirati tako sto ce svaku uplatu vezivati za zaduzenje koje nosi broj fakture IDENTICAN broju fakture upisanom u polje VEZA SA
DOKUMENTOM. U slucaju da ovi brojevi ili oznake nisu IDENTICNI program ne moze da ispravno formira otvorene stavke.
PRIMER KNJIZENJA U GLAVNU KNJIGU RADI FORMIRANJA OTVORENIH STAVKI:
-----------------------------------------------------------------------
BR.DOKUMENTA DATUM VALUTA ZADUZEN UPLATIO VEZA SA DOKUMENTOM
-----------------------------------------------------------------------
F01-0023 01.01.95 10.01.95 1200,00 F01-0023 -->vazno
IZVOD 05 05.01.95 . . 500,00 F01-0023 -->vazno
IZVOD 12 12.01.95 . . 500,00 F01-0023 -->vazno
-----------------------------------------------------------------------
PO FAKTURI F01-0023 otvorena stavka 1200,00 - 1000,00 = 200,00 din.
-----------------------------------------------------------------------
OSTALE OPERACIJE
Kad operacija "Uredi račune" formira analitiku kupaca, odnosno karticu za svakog kupca, tada odatle mozete dobijati sve sto vam je potrebno, pocevsi od pojedinacnih podataka-informacija do raznoraznih izvestaja. Sve to dobijate aktiviranjem pojedinih operacija iz ovog programa:
- POPIS KUPACA daje spisak svih kupaca u registru (sifarniku) sa njihovoim maticnim podacima. Spisak je sortiran po abecedi naziva kupaca.
- POPIS DUZNIKA daje spisak svih kupaca koji duguju iznos jednak ili veci od A a jednak ili manji od B, gde granice A i B vi sami zadajete. Ako zadate A= -1000 a B= 1000 dobicete spisak svih koji su u pretplati do 1000 dinara i svih koji su u dugu do 1000 dinara. TRENUTNI UVID U STANJE KUPCA - PRE NOVE PRODAJE TOM KUPCU:
- Kada se nalazite u registru kupaca, ako osvetlite naziv kupca i pritisnete (Enter) dobicete STANJE KUPCA sa danasnjim datumom, (sistemski datum u racunaru) samo prema onim racunima koji su za placanje dospeli do danasnjeg datuma (a prema datumu valute tih racuna) kao i sa svim uplatama iszvrsenim do danasnjeg datuma.
REGISTAR-SIFARNIK DOBAVLJACA
Registar dobavljaca morate formirati tako sto cete za svakog dobavljaca otvoriti posebnu sifru-maticnu karticu sa osnovnim podacima o dobavljacu. Sifra dobavljaca moze biti broj od 0000 do 9999. Ove sifre dobavljaca morate koristiti pri izradi kalkulacije cene i pri knjizenju izvoda, odnosno uplata dobavljacima u finansijsko knjigovodstvo. Samo na osnovu ovih sifri, racunar ce formirati analiticke kartice za svakog dobavljaca, odnosno kartice na kojima ce biti zapisane sve promene (duguje, potrazuje) koje se u toku godine desavaju sa odredjenim dobavljacem.
Karticu dobavljaca mozete dobiti u finansijskom knjigovodstvu pozivom analitickog konta 4320-0034 (za dobavljaca sa sifrom 0034) ili u analitici dobavljaca pozivom sifre dobavljaca 0034.
Sve ostalo identicno je kao i za kupce.