Kalkulacija proslave po metodi Csystems

Standardno se Kalkulacija proslave izvodi na osnovu postojećeg menija za proslavu, cene tog menija i broja ljudi koji će biti na proslavi.

1. Utvrdi se meni sa listom jela i listom pića i cena tog menija. Po toj ceni ugovara se cena mesta na proslavi odnosno cena po gostu.

2. Za svako jelo sa menija i za piće napravi se lista potrebnog materijala, odnosno normativ.

3. Prema ugovorenoj količini jela i pića i prema normativima napravi se trebovanje materijala namirnica i pića

4. Prema trebovanju materijala nabavi se materijal i dobiju se fakture najčešće od većeg broja različitih dobavljača

5. Materijal se uvede u magacin materijala Sale za proslavu (uradi se prijemnica materijala) a zatim se prema noramativima materijal izda u kuhinju za proizvodnju ugovorene količine jela i pića (uradi se izdatnica materijala)

6. Gotova jela i pića prime se iz kuhinje u Salu za proslave (restoran) i prodaju se iz Sale za proslave gostima na proslavi. Zalihe restorana Sala za proslavu na kraju proslave su nula. Takođe, trebalo bi da i zalihe magacina materijala Sale za proslavu budu nula, osim što će u slučaju kada je piće neograničeno postojati zalihe pića jer se uvek moraju nabaviti u većim količinama od planiranih.

7. Na kraju proslave vrši se popis magacina materijala namirnica i pića da bi se utvrdio utrošak pića i eventualno utrošak namirnica ma da se u većini slučajeva on zna bez popisa. Na osnovu utvrđenog utroška namirnica i pića koriguje se izdatnica namirnica i pića u kuhinju ili se radi otpis, kalo, lom ili se utvrđuje manjak. Gotova jela i pića na kraju proslave nemaju zalihe u Sali za proslave. Sve to se smatra utrošenim (prodatim). Zalihe objekta Sala za proslave je nula.

8. Izdaje se kupcu faktura i fiskalni isečak ako je u pitanju proslava koju ugovara i kupuje kupac. Ako je u pitanju proslava koju je organizovao ugostitelj za doček nove godine ili neki praznik, kupci su prethodno kupili vaučere i ugostitelj sada mora da za svaki od prodatih vaučera otkuca fiskalni isečak u fiskalnoj kasi (ili jedan isečak na zbir svih prodatih vaučera). Vaučeri u ovom slučaju predstavljaju avans koji kupci daju ugostitelju za naknadno izvršenje usluge priređivanja proslave.

10. Utvrde se rashodi odnosno troškovi za nabavku materijala, za radne sate osoblja, za utrošene energente, ostali direktni i indirektni troškovi pokriveni dokumentacijom, ostali troškovi plaćeni na crno, troškovi sopstvenih proizvoda unetih u magacin materijala i drugi crni troškovi koji se ne prijavljuju knjigovođi.

Retko koji ugostitelj (preduzetnik), tačnije skoro niko, ne radi ovu ili sličnu kalkulaciju. Većina ugovara i priređuje proslave prema iskustvu i oni predstavljaju naučene ugostitelje na sopstvenim greškama. Druga većina pravi neke manje kalkulacije zaboravljajući na puno bitnih momenata, na primer da je njihov lični rad i izgubljeno vreme trošak koji treba ukalkulisati, da je njihov materijal donet sa njihovog imanja trošak koga treba ukalkulisati, da utrošena struja i voda i drugo moraju da se naplate kroz cenu proslave i slično. Najveća većina, nažalost, dođe u firmu i baci na sto u knjigovodstvu ugovor na ugovorenu cifru i ugovoren broj ljudi ili samo kaže da će proslava biti za koji dan. Tada knjigovodstvu ostaje da čeka priliv i sakuplja fakture za nabavku materijala, da juri kuvare i šefove kuhinje za izradu menija, liste jela, recepture i normativa, da se čuje i sa kupcem i da precizira meni i broj odraslih osoba i dece i slično. Posle proslave treba postupkom koji se odvija od kraja ka početku formirati knjigovodstvenu dokumentaciju i izveštaj za vlasnika firme.

Proslava je bila i završila se. Treba utvrditi efekte proslave. Treba izdati fakturu i fiskalni isečak kupcu. Takođe treba izvršiti knjiženja nabavke materijala i utroška materijala, izrade i utroška proizvoda, ostalih troškova vezanih za proslavu direktnih i indirektnih. Knjigovodstvo bi trebalo da obavi svoj deo posla a menadžer može na brzinu izvesti grubu računicu efekata obavljenog posla prema ovde datoj kalkulaciji proslave po metodi Csystems kalkulisanja koja može predstavljati jedan od načina brzog obezbeđenja knjigovodstvenih dokumenata i dobijanja zadovoljavajućeg rezultata posla.

Csystems metoda kalkulisanja podrazumeva i zahteva sledeće uslove rada da bi se mogla upotrebiti:

- Nabavka materijala za proslavu i proizvodnja proizvoda (gotova jela i pića) ne vrši se prema urađenom planu nabavke, proizvodnje i utroška (opisano u naslovu: Kako se radi kalkulacija proslave), već haotično, prema viđenjima kuvara, ugostitelja, supruge ugostitelja, "stručnih" savetnika ugostitelja, i ostalih u lancu izvođenja posla na priređivanju proslave.

- Stoga se uvodi pravilo: Materijal namirnice i piće nabavlja se samo za proslavu i uvodi se u poseban Magacin materijala za Salu za proslavu

- Ovo je već pravilo: Materijal se nabavlja prema napisanom meniju proslave (jela i piće), a prema "osećaju" kuvara, ugostitelja i ostalih

- Stoga se uvodi pravilo: Nabavljeni Materijal će biti u potpunosti utrošen za proslavu - posle proslave zalihe magacina materijala su nula. Ovo povlači i uslov da se za svaku proslavu a za meni te proslave radi posebna receptura - normativ materijala za taj meni.

- Stoga se uvodi pravilo: Proizvodi (gotova jela i pića) proizvedeni za proslavu biće u potpunosti utrošeni u proslavi - posle proslave zalihe proizvoda su nula

- Stoga se uvodi pravilo: Knjigovodstvo pametno i uporno prikuplja svu dokumentaciju i sve informacije vezano za proslavu u vremenu pre proslave, za vreme proslave i posle proslave. Koriste se metode: otimanje računa sa pijace i iz prodavnica od kuvara, pretresanje sedišta i ispod sedišta automobila ugostitelja, pozivanje telefonom dobavljača na crno da priznaju koje pare im je gazda dao za pečenje pa o tome napraviti belešku, i ostale metode koje propisuje Evropska unija.

- Stoga se uvodi pravilo: Tek Posle proslave knjigovodstvo izvršava Csystems kalkulaciju proslave i iz nje dobija potrebne knjigovodstvene podatke i podatke o efektima posla za izveštavanje ugostitelja.

Ovaj meni proslave pravi ugostitelj ili kuvar ili ugostitelj i kuvar ili bilo ko. Važno je to, da mu ne prethodi nikakva analiza količina, cena i vrednosti utrošaka: materijala, rada, opreme i energenata za takav meni. Ugostitelj je ugovorio sa kupcem proslave ovaj meni za 200 ljudi po ceni od 5.000 po čoveku Ili, ugostitelj je za proslavu nove godine koju on organizuje izdao za ovaj meni vaučere na 5.000 po gostu i do 31.12. je prodao 200 vaučera pa je ugovoreni iznos 1.000.000.

Prvo se radi TABELA A u kojoj se utvrđuje ukupan trošak za nabavljene namirnice i piće za proslavu. U ovu tabelu prepisuju se zbirni iznosi sa faktura za namirnice i piće dobijenih od dobavljača. Prikupe se sve fakture za nabavku namirnica i pića. Njih može da bude veliki broj. Sa svake fakture prepiše se datum i broj fakture, naziv dobavljača i rok plaćanja kao i iznos fakture i pdv u listu faktura za materijal

	DATUM	BROJ	DOBAVLJAČ	IZNOS	PDV	UKUPNO
1	25.12.2017	1234/2017	TEMPO BEOGRAD	150.000	30.000	180.000
2	26.12.2017	2345/2017	METRO BEOGRAD	111.668	22.332	134.000
3	28.12.2017	5556/17	MATIJEVIĆ BEOGRAD	180.835	36.165	217.000
				442.503	88.497	531.000

Posle tačke 2. može se primeniti Sistem rada Banković:

Koriste se: pravila za Csystems metodu kalkulisanja kao i tabela M i tabela A. Ne koriste se ostale tabele.

Pravila za rad:

1. Početno stanje Magacina materijala za proslave - pred svaku proslavu ima zalihe jednake nuli

2. Radi se Posebna Prijemnica materijala u magacin materijala za za svaku fakturu za nabavku materijala

3. Posle tih Prijemnica štampa se Lager lista na kojoj su prikazane ukupno nabavljene količine i namirnica i pića.

4. Posle proslave utvrđuje se samo: Utrošak pića = Količina pića na Lager listi – količina pića utvrđena popisom

5. Radi se jedna Izdatnica materijala za proslavu.U izdatnicu materijala iz magacina materijala se ubacuju sve nabavljene namirnice iz Lager liste (tačka 3) a od pića samo Utrošak pića (tačka 4)

6. Recepture za proizvode i Normativi materijala za proizvode za ugovoreni meni proslave moraju se imati za svako jelo iz menija u skladu sa zakonom o turizmu, ali te recepture ne radi knjigovodstvo već šef kuhinje i te recepture u ovom slučaju knjigovodstvu nisu potrebne jer nisu propisane zakonom o knjigovodstvu i zakonom o PDV-u već zakonom o turizmu.

7. Ovde nema nikakvih proizvoda ugostitelja – jela i pića, koja se proizvode i uvode u Salu za proslave i tu se prodaju kupcu. Ovde Ugostitelj Kupcu odnosno Gostu naručiocu prodaje samo jedan artikal: ugovorenu uslugu priređivanja proslave po ceni od 1.000.000 din.

8. Za ugovorenu uslugu proslave se Kupcu-Gostu izdaje račun + fiskalni isečak sa jednim artiklom sa nazivom artikla na primer: Proslava Perin Rođendan (račun glasi na jednog kupca) u iznosu od 1.000.000 din.

Robno knjigovodstvo

Na ovaj način se dobija Stvarni utrošak hrane + Stvarni utrošak pića, što je sav materijal koji je utrošen za proslavu. Ovde postoji samo ulaz i izlaz iz magacina materijala za proslave i sa tim knjiženjima završava se ceo posao oko robnog i materijalnog knjigovodstva.

Glavna knjiga

Nabavka materijala – prijemnica materijala

1	zalihe materijala u magacinu materijala	1010	442.503
2	prethodni porez	270	88.497
3	dobavljač	435		531.000

Utrošak materijala – izdatnica materijala

1	zalihe materijala u magacinu materijala	1010		442.503
2	utrošak materijala	511	442.503

Prodaja proslave

1	kupci	2040	1.000.000
2	pdv obračunat po opštoj stopi za usluge	4700		166.667
3	prihod	614		833.333

Napomene:

Posle proslave, ako ima preostalog pića u magacinu materijala za proslave, može se to piće prebaciti u magacin materijala restorana internim prenosom. Iz tog razloga piće u magacinu materijala za proslave treba da ima iste šifre kao i piće u magacinu materijala za restoran. Ovo se ne odnosi na namirnice u magacinu materijala za proslave jer one ne mogu imati zalihe na kraju proslave.

Posle proslave utrošak pića se utvrđuje na dva načina: ili izveštajem o utrošku dobijenom od šankera ili popisom zaliha pića u magacinu materijala za proslave.

Sa ovim operacijama završava se knjigovodstvena obrada proslave. Sve posle ovoga je nepotrebno.

Iz podataka preuzetih iz Faktura dobavljača radi se TABELA B u kojoj se utvrđuje nabavljena količinam cena i vrednost svakog pojedinačnog materijala. Sa svake fakture prepiše se naziv, količina, i vrednost artikla u listu nabavljenog materijala. Desiće se da na više faktura postoji isti artikal u različitoj količini i sa različitom cenom. Ovaj artikal se po količini i po vrednosti količine dodaje na isti artikal u Listu nabavljenog materijala, a cena mu se izračunava i upisuje kao prosečna cena (Prosečna cena = vrednost : količina). Zbir tabele B mora biti isti kao zbir tabele A.

	ŠIFRA MATERIJALA	PDV	NAZIV ARTIKLA		KOLIČINA	CENA	IZNOS
1	00001	20	MESO	Kg	50	400	20.000
2	00002	20	VOĆE	Kg	20	400	8.000
3	00003	10	KISELA VODA 1/1	kom	100	50	5.000
4	00004	20	PIVO 0,5	kom	500	80	40.000
5	00005	10	POGAČA	kom	200	120	24.000
6	00006	20	MESO PILEĆE	Kg	40	500	20.000
7	00007	20	KULEN	Kg	10	1000	10.000
8	00008	20	SIR	Kg	10	500	5.000
9	00009	20	ŠUNKA	Kg	10	1200	12.000
10	00010	20	PRASEĆE PEČENJE	Kg	60	1200	72.000
11	00011	20	PEČURKE	Kg	30	1000	30.000
12	00012	20	RIBA	Kg	40	1500	60.000
13	00013	20	VINO BELO 0,7	kom	100	500	50.000
14	00014	20	VINO CRNO 0,7	kom	100	500	50.000
15	00015	20	VINO ROZE 0,7	kom	100	500	50.000
16	00016	20	VISKI 1/1	kom	20	2000	40.000
17	00017	10	SOKOVI 1/1	kom	50	100'	5.000
18	00018	20	TORTA PARČE 200g	kom	200	150	30.000
							531.000

Iz podataka preuzetih iz tabele tabele B radi se tabela: TABELA C koja u stvari predstavlja NORMATIVE MATERIJALA ili RECEPTURE za meni stavke, odnosno za PROIZVODE UGOSTITELJA: gotova jela i pića iz menija za proslavu. Ova tabela formira Listu materijala za svaku meni stavku sa nazivom, količinom, cenom i vrednosti svakog materijala u listi i sa zbirom vrednosti svih materijala u listi koji predstavlja vrednost materijala za meni stavku.

HLADNO PREDJELO
	ŠIFRA ARTIKLA	PDV	NAZIV ARTIKLA		KOLIČINA	CENA	IZNOS
1	00007	20	KULEN	Kg	10	1000	10.000
2	00008	20	SIR	Kg	10	500	5.000
3	00009	20	ŠUNKA	Kg	10	1200	12.000
							27.000

VOĆE I PIĆE
	ŠIFRA ARTIKLA	PDV	NAZIV ARTIKLA		KOLIČINA	CENA	IZNOS
1	00002	20	VOĆE	Kg	20	400	8.000
2	00003	10	KISELA VODA 1/1	kom	100	50	5.000
3	00004	20	PIVO 0,5	kom	500	80	40.000
4	00013	20	VINO BELO 0,7	kom	100	500	50.000
5	00014	20	VINO CRNO 0,7	kom	100	500	50.000
6	00015	20	VINO ROZE 0,7	kom	100	500	50.000
7	00016	20	VISKI 1/1	kom	20	2000	40.000
8	00017	10	SOKOVI 1/1	kom	50	100'	5.000
							248.000

Iz podataka preuzetih iz tabele: tabela C (zbir vrednosti materijala svake meni stavke) formira se tabela: TABELA D koja za svaku meni stavku utvrđuje nabavnu vrednost materijala odnosno - utrošak materijala, a zbir utrošaka svih meni stavki daje ukupan utrošak materijala koji mora biti jednak sa zbirom tabele B

formira se tabela: TABELA E koja za svaku meni stavku utvrđuje maloprodajnu cenu i vrednost - a zatim za UGOVORENI MENI utvrđuje maloprodajnu cenu odnosno vrednost.

0. ugovorene meni stavke	1. Iznos materijala za meni stavku	2. Procenat učešća stavke u zbiru svih stavki	3. meni stavka za 200 ljudi prodajna vrednost	4. meni stavka po čoveku prodajna cena	Vaučer iznos po čoveku
MENI	iznosi prepisani iz tabele D	iznos stavke podeljen sa 531.000	procenat puta ugovoren iznos od 1.000.000	ugovoren iznos podeljen sa 200 ljudi	ugovoreno 5.000
HLADNO PREDJELO	27.000	0.05	50.000	250
POHOVANI RIBLJI FILE	60.000	0.11	110.000	550
PILEĆE GRUDI SA SLANINOM	20.000	0.04	40.000	200
MEDALJON SA PEČURKAMA	38.000	0.07	70.000	350
VEŠALICA NA ŽARU	12.000	0.02	20.000	100
PRASEĆE PEČENJE	96.000	0.18	180.000	900
DESERT I KAFA	30.000	0.06	60.000	300
VOĆE I PIĆE	248.000	0.47	470.000	2.350
VREDNOST MENIJA	531.000	1.00	1.000.000	5.000	5,000
	100%	100%	A ukupan ugovoreni iznos = 1.000.000	E broj ljudi = 200	E cena po čoveku

U ovu kolonu se upisuje vrednost materijala za svaku meni stavku dobijena iz tabele D. Zbir ove kolone (crvena cifra) iznosi 100 % troškova materijala i mora biti isti kao i zbir tabele D odnosno 531.000

U ovu kolonu se upisuje koeficijent (ili procenat) učešća svake meni stavke u ukupnoj vrednosti menija, tako što se vrednost svake stavke deli sa vrednošću menija. Zbir ove kolone mora biti 1,00 ili 100%

U koloni 3 se za svaku meni stavku izračunava dinarsko učešće u ukupnom ugovorenom iznosu od 1.000.000, tako što se ugovoreni iznos množi sa procentom učešća meni stavke (kolona 2). Zbir ove kolone mora da bude jednak ugovorenom iznosu od 1.000.000

Ugovoren iznos svake meni stavke po čoveku dobija se kada se Ugovoren iznos po meni stavci podeli sa brojem ljudi. Zbir kolone 4 mora da bude jednak ugovorenom iznosu po čoveku od 5.000. odnosno iznosu vaučera od 5.000

KAKO SE TABELE A,B,C,D,E KORISTE OD STRANE KNJIGOVODSTVA

Tabela A i B služe knjigovodstvu da knjiži nabavku od dobavljača i ulaz materijala u magacin materijala, pri čemu je ta nabavka odnosno taj ulaz pokriven Fakturama dobavljača kao knjigovodstvenim dokumentima. Ako se sve fakture sakupe kao ovde u jednu specifikaciju faktura, ista se može tretirati kao jedan knjigovodstveni dokument za knjiženje nabavke materijala u magacin materijala.

Tabela C i D služe knjigovodstvu da knjiži izdavanje i izlaz materijala iz magacina materijala u proizvodnju - u kuhinju restorana. Knjigovodstveni dokument za izdate količine i NABAVNE VREDNOSTI materijala je receptura odnosno normativ materijala dat u tabeli C i njegova rekapitulacija data u tabeli D. U ovom primeru u nabavnoj vrednosti materijala sadrži se i PDV. Isti primer se može uraditi i sa vrednostima koje ne sadrže PDV.

Tabela E služi knjigovodstvu da utvrdi proizvođačku prodajnu cenu i vrednost proizvoda - u ovom slučaju svake pojedine meni stavke - svakog gotovog jela i pića, i da po toj ceni i vrednosti knjiži ulaz proizvoda u prodajni objekat - Salu za proslave i izlaz - odnosno prodaju proizvoda iz Sale za proslave. U ovom primeru u prodajnoj vrednosti meni stavki sadrži se i PDV što tako i treba da bude jer se radi o maloprodaji ugostiteljskog proizvoda odnosno ugostiteljske usluge.

Pored podataka o troškovima materijala iz tabele D koje obezbeđuje knjigovodstvo svojom evidencijom, podatke za ostale troškove proslave daje "gazda" ugostitelj i za njih on formira i poseduje (ili u većini slučajeva ne poseduje) knjigovodstvenu dokumentaciju.

Muzika je jako komplikovan trošak koji po našim propisima mora da prati obimna knjigovodstvena i poreska dokumentacija pa gde god je moguće treba ugovarati sa kupcem da on plaća muziku. Naravno kod organizovanja dočeka nove godine i kod proslava koje organizuje ugostitelj to nije moguće.

Troškovi proslave prikazani u tabeli F bilo kako da se utvrđuju neće se moći najpreciznije utvrditi na ovde prikazani način. Na primer isplate dodatno angažovanim konobarima i kuvarima i ostalom osoblju (ako se ne vrše na crno) povlače i iznose za poreze i doprinose na ugovor o delu ili slično. Angažovanje muzike povlači isplate dodatnih dažbina državi i tako dalje i tako dalje. Zbog toga bi planirana zarada na ovom poslu morala da sadrži i jednu veliku rezervu za takve stvari. U ovom primeru i bez tih za ugostitelja skrivenih troškova, nije dobijena zarada već gubitak.

Za automatsku izradu ovih tabela može se napraviti prosta EXCEL tabela koja će se sa Copy-Paste (kao klon i duplikat) koristiti za svaku novu proslavu.